In jedem Betrieb gibt es Aufgaben, die niemand gerne aufschreibt: Bestellungen aus einem Portal ins eigene System übertragen, Rechnungen sortieren, Listen abgleichen, Zahlen für Montag zusammensuchen. Einzeln sind das ein paar Minuten. Zusammengerechnet sind es Tage pro Monat, und sie fallen genau dann an, wenn ohnehin viel zu tun ist. Wir automatisieren solche Abläufe mit n8n und offenen Schnittstellen, branchenübergreifend, nicht nur im Handel.
Was Automatisierung konkret bringt
Der Zeitgewinn ist der offensichtliche Teil. Der größere Effekt ist Verlässlichkeit: Ein Workflow vergisst keinen Schritt, macht keinen Zahlendreher und arbeitet auch dann, wenn jemand krank ist oder im Urlaub. Weil jeder Durchlauf protokolliert wird, ist außerdem nachvollziehbar, was wann passiert ist. Das ist der Unterschied zwischen einem Ablauf, der im Kopf einer Person existiert, und einem, der zum Betrieb gehört.
- Wiederkehrende Aufgaben fallen weg, statt sich auf mehrere Schultern zu verteilen.
- Daten stehen an einer Stelle und stimmen überall, kein Nachpflegen in zweiter und dritter Liste.
- Abläufe sind dokumentiert, versioniert und übertragbar auf neue Mitarbeiter.
- Wachstum kostet keine zusätzliche Sachbearbeitung.
Womit wir arbeiten
Welches Werkzeug es wird, entscheidet die Frage, wo die Daten liegen. Läuft ein Ablauf innerhalb von PlentyONE, nutzen wir dessen Ereignisse und Flows. Das ist der kürzeste Weg und überlebt Updates. Geht es um Listen, Formate und Berechnungen, arbeiten wir in Google Sheets mit Apps Script; für Bildverarbeitung kommt Google Colab dazu. Wo mehrere Systeme miteinander reden müssen, verbinden wir sie über ihre REST-APIs und Webhooks, auch mit n8n. Für Auswertungen kommt BigQuery hinzu, Stände und Änderungen liegen in GitHub. Wir setzen auf offene Schnittstellen statt auf eine geschlossene Lösung: Was heute Ihren Shop mit der Warenwirtschaft verbindet, lässt sich morgen um einen Marktplatz erweitern, ohne von vorne anzufangen.
Beispiele aus der Praxis
Das meiste davon entsteht dort, wo ein Marktplatz oder ein Lieferant ein Format verlangt, das das eigene System so nicht hergibt. Ein Auszug aus Abläufen, die heute laufen:
- Angebotsdaten für Kaufland. Kaufland verlangt Angebotsdaten getrennt von den Produktdaten. Wir erzeugen den passenden Katalog aus dem vorhandenen Bestand, statt ihn zu pflegen.
- Fahrzeugverwendungslisten für eBay. Aus den Angaben des Händlers entsteht die Liste automatisch, in der Form, die sich nach PlentyONE importieren lässt.
- Variantenbilder ohne Handarbeit. Über ein Konzept für die Modellnummern lassen sich Bilder anhand von Linkstruktur und Benennung automatisch der richtigen Variante zuordnen.
- Merkmale, Eigenschaften, Lieferantendaten. Merkmale in Eigenschaften umgewandelt, Eigenschaften aus Lieferantenlisten erzeugt. Das ist Arbeit, die sonst artikelweise von Hand läuft.
- Setbilder aus Einzelbildern. Wer Sets verkauft, braucht ein Bild des Sets. Das entsteht aus den vorhandenen Einzelbildern, statt fotografiert zu werden.
- Zuverlässige Katalogexporte. Preisänderungen lösen den Export aus, damit Kanäle nicht mit veralteten Preisen laufen.
- Ereignisse auswerten, bevor Flows entstehen. Ein Werkzeug liest aus, was im System tatsächlich passiert. Daraus wird abgeleitet, welche Flows sich lohnen, statt zu raten.
- Kennzahlen ohne Export. Umsatz, Retouren und Bestände stehen morgens bereit, statt dass jemand sie aus drei Portalen zusammenzieht. Wer eine Zahl jede Woche sucht, bezahlt sie doppelt: einmal in Arbeitszeit und einmal darin, dass Entscheidungen warten.
- Formate für Drittanbieter. Etwa die Dateien, die SellerLogic für die Preisautomatisierung erwartet.
- Preiskalkulation nach eigenen Regeln. Auf den Betrieb abgestimmt, mit den Aufschlägen und Grenzen, die dort wirklich gelten.
Zwei Dinge fallen daran auf. Erstens: Es sind selten große Projekte, sondern einzelne Handgriffe, die jede Woche wiederkehren. Zweitens: Der Aufwand steckt nicht im Bauen, sondern im Verstehen des Ablaufs. Deshalb beginnt jedes dieser Beispiele mit Zuschauen.
KI dort, wo sie etwas beiträgt
KI-Assistenten und Agenten setzen wir ein, wenn eine Aufgabe Text oder Bilder beurteilen muss: Anfragen vorsortieren, Beschreibungen vorbereiten, Freitext aus Dokumenten in Felder bringen. Alles, was klare Regeln hat, bleibt bei klassischer Automatisierung. Die ist günstiger, schneller und immer nachvollziehbar. Diese Trennung sprechen wir vorher durch, damit Sie kein Modell für eine Aufgabe bezahlen, die eine Wenn-dann-Regel besser löst.
Was sich nicht lohnt
Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert, und das sagen wir vor dem Angebot. Was einmal im Quartal vorkommt, ist von Hand schneller erledigt als beschrieben. Was jede Woche anders läuft, hat keine Regel, die sich abbilden ließe. Dann fehlt nicht die Software, sondern die Entscheidung, wie der Ablauf künftig aussehen soll. Und was heute niemand mehr versteht, wird erst aufgeräumt und dann automatisiert: Ein automatisierter Fehler ist nur ein schnellerer Fehler.
Wie ein Projekt abläuft
Wir beginnen mit dem Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet, und nicht mit einer Gesamtplanung. So sehen Sie nach dem ersten Schritt ein Ergebnis und können entscheiden, wie weit Sie gehen wollen.
- Aufnahme: Wir schauen zu, wie der Ablauf heute läuft, und halten fest, welche Systeme beteiligt sind.
- Entwurf: Sie erhalten den geplanten Workflow inklusive Sonderfällen und Aufwandsschätzung.
- Umsetzung: Wir bauen den Workflow, testen ihn mit echten Daten und lassen ihn zunächst parallel laufen.
- Übergabe: Sie bekommen eine Dokumentation, eine Übersicht der Durchläufe und eine Meldung, wenn etwas nicht durchläuft.
Für kleine und mittlere Unternehmen
Automatisierung ist kein Thema erst ab einer bestimmten Betriebsgröße. Im Gegenteil: Wo drei Personen alles machen, wirkt ein eingesparter halber Tag pro Woche sofort. Deshalb gibt es bei uns die individuelle Automatisierungsanfrage für KMU. Sie beschreiben den Ablauf, wir schätzen den Aufwand ein und nennen einen Preis, bevor etwas gebaut wird.
Sofort buchbar
Fester Preis, direkte Buchung. Den Termin stimmen wir nach Zahlungseingang ab. Danach bleiben wir: feste Ansprechperson, laufende Betreuung.
Live-Session
PlentyONE-System-Check LIVE
Gemeinsam schauen wir live in Ihr System: Wir finden Optimierungspotenziale, Fehlerquellen und Quick-Wins, und Sie erhalten konkrete Handlungsempfehlungen.
Der Check ist der Einstieg. Danach bleibt eine feste Ansprechperson, und wir bleiben dran.
200 € netto
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Ein verlässlicher Partner an Ihrer Seite, für laufenden Support, Weiterentwicklung und schnelle Hilfe, wenn es darauf ankommt.
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Das Schnupperangebot gilt einmalig und nur für Neukunden.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Was ist n8n?
n8n ist ein Werkzeug, mit dem sich Abläufe zwischen verschiedenen Systemen zusammenstecken lassen, vom Auslöser über Bedingungen bis zur Aktion. Jeder Durchlauf wird protokolliert und bleibt damit nachvollziehbar. Wichtig für Sie: n8n arbeitet über offene Schnittstellen, Sie binden sich also nicht an eine geschlossene Lösung.
Arbeiten Sie ausschließlich mit n8n?
Nein. Läuft ein Ablauf innerhalb von PlentyONE, nutzen wir dessen eigene Ereignisse und Flows. Das ist stabiler als eine Anbindung von außen. Geht es um Listen, Formate und Berechnungen, arbeiten wir in Google Sheets mit Apps Script, für Bildverarbeitung mit Google Colab. n8n kommt dort zum Einsatz, wo mehrere getrennte Systeme miteinander reden müssen. Die Wahl folgt dem Ablauf, nicht umgekehrt.
Lohnt sich Automatisierung auch für einen kleinen Betrieb?
Oft schneller als für einen großen: Wo drei Personen alles machen, wirkt ein eingesparter halber Tag pro Woche sofort. Wir beginnen mit dem Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet, statt mit einer Gesamtplanung. Nach dem ersten Schritt sehen Sie ein Ergebnis und entscheiden, wie weit Sie gehen. Wenn sich ein Ablauf nicht lohnt, sagen wir das im Erstgespräch.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt am Ablauf und nicht an einer Paketgröße. Sie beschreiben, was heute von Hand passiert, wir schätzen den Aufwand ein und nennen einen Preis, bevor etwas gebaut wird. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Nein. Wir verbinden, was vorhanden ist, statt es zu ersetzen. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder ein anderer Weg an die Daten. Ob es den gibt, klären wir in der Aufnahme, bevor etwas geplant wird. Weil wir auf offene Schnittstellen setzen, lässt sich ein Ablauf später um einen weiteren Kanal erweitern, ohne von vorne anzufangen.
Können Sie unser Buchhaltungssystem an PlentyONE anbinden?
Ja. Wir binden Systeme wie Lexware, Jera oder AccountOne an und richten die Exporte aus PlentyONE so ein, dass die Zahlen stimmen und dort ankommen, wo gebucht wird. Die Buchung selbst bleibt bei Ihnen oder Ihrer Steuerkanzlei.
Was passiert, wenn ein Workflow einmal nicht durchläuft?
Sie bekommen eine Meldung, statt es zufällig zu entdecken. Zu jedem Workflow gehören eine Dokumentation und eine Übersicht der Durchläufe. Neue Abläufe lassen wir zunächst parallel zum bisherigen Weg laufen und testen sie mit echten Daten, damit ein Fehler nichts blockiert.
Das Erstgespräch ist kostenlos, und Sie erfahren darin auch, wenn sich ein Ablauf nicht lohnt. Einen Überblick über alle Bereiche gibt die Seite Leistungen.